Agenda online para dentista: como funciona e o que o CFO permite

É um endereço na internet, geralmente ligado ao link da bio do Instagram e ao perfil do Google, onde o paciente escolhe o tipo de atendimento, vê os horários disponíveis e pede a marcação. Do outro lado, o consultório recebe o pedido já com nome, telefone e o horário escolhido, e decide se confirma sozinho ou se aprova antes.

A diferença para uma planilha ou um caderno é que a agenda online sabe o que está ocupado. Ela tira da oferta as folgas, os feriados, os bloqueios e as consultas já marcadas, e respeita a duração de cada procedimento. O paciente não escolhe um horário que depois precisa ser desmarcado por telefone.

Pode. O Código de Ética Odontológica (Resolução CFO-118/2012) trata da publicidade, não da forma de marcar a consulta. O que ele pede é que toda divulgação traga o nome, a profissão e o número de inscrição no CRO (art. 43) e que não use preço, forma de pagamento, serviço gratuito ou promoção como chamariz (art. 44).

Se você pede sinal para segurar o horário, o valor aparece só para quem está reservando, junto da política de cancelamento. Isso é informação da reserva, não anúncio. Mesmo assim, o post e a bio continuam sem preço.

1. 1

   Duração por tipo de atendimento

   Avaliação, limpeza e retorno têm tempos diferentes. A agenda precisa saber disso para não encavalar horários.

2. 2

   Aprovação ou confirmação automática

   Para a primeira avaliação, muitos consultórios preferem aprovar antes. Para retorno de paciente antigo, confirmar sozinho economiza tempo.

3. 3

   Confirmação e lembrete

   O paciente recebe a confirmação na hora e um lembrete antes da consulta, com o endereço e as orientações do atendimento.

4. 4

   Remarcar sem ligar

   Um link ou uma resposta simples para remarcar ou cancelar evita a ligação e libera o horário mais cedo.

5. 5

   Lista de espera

   Quando alguém desmarca, quem estava esperando um horário naquele período recebe o aviso para reservar.

6. 6

   Ligação com o Google Agenda

   Se você já usa o Google Agenda, a agenda online deve ler os horários ocupados para não oferecer o que já está tomado.

A maior parte do trabalho de recepção num consultório pequeno é confirmar. Ligar ou mandar mensagem um por um na véspera toma tempo, e muita gente só responde depois. Quando a confirmação e o lembrete saem sozinhos, a equipe passa a cuidar só de quem não respondeu ou pediu para mudar.

No CliLink, por exemplo, o lembrete sai 24 horas e 2 horas antes. O paciente responde 1 para confirmar, 2 para remarcar e 3 para cancelar. Quem responde 2 recebe até três horários livres e escolhe pela letra. A resposta que o sistema não entende vira uma pendência para a equipe, sem mexer na agenda.

Aqui a odontologia é diferente da medicina. A Resolução CFO-226/2020 veda o exercício da odontologia a distância para consulta, diagnóstico, prescrição e plano de tratamento (art. 1º). Ela admite o telemonitoramento de quem já está em tratamento, no intervalo entre consultas, com registro no prontuário (art. 2º). Por isso, a agenda online do dentista é, quase sempre, para o atendimento presencial.

Quem marca pela internet deixa nome, telefone e, às vezes, e-mail. Pela LGPD, usar esses dados para confirmar e lembrar a consulta faz parte do atendimento que o próprio paciente pediu (art. 7º, V). Mandar mensagem de aniversário, campanha ou convite de retorno é outra coisa: pede o aceite do paciente, com um jeito simples de sair.

O consultório é o controlador desses dados. O sistema que você usa trata os dados por você, como operador. Vale conferir se ele separa o que é seu do que é de outros profissionais, se registra o aceite e se deixa o paciente pedir para parar de receber mensagens.

• Defina os tipos de atendimento com a duração de cada um e o que o paciente precisa saber antes de vir.
• Cadastre o horário padrão, as folgas e os intervalos. Marque os feriados como fechados.
• Escolha a política de cancelamento e escreva em linguagem simples, se for pedir sinal.
• Coloque o link na bio e no Google, no botão de agendamento do perfil do consultório.
• Acompanhe a primeira semana de perto: veja quem pediu, quem confirmou e onde a agenda travou.

Veja como isso funciona no CliLink em Agenda online e as regras do CFO para a página em CliLink para dentistas.