Como migrar de sistema de consultório sem perder pacientes nem consultas

Trocar de sistema assusta porque parece que tudo precisa ir junto. Não precisa. Separe em quatro grupos: o cadastro dos pacientes, a agenda futura, o histórico financeiro e o prontuário. Cada um tem um caminho diferente.

A maioria dos sistemas tem uma opção de exportar a lista de pacientes em CSV ou Excel. Se não encontrar, peça ao suporte: pela LGPD, o controlador dos dados é você, e o sistema trata os dados por você (art. 39). A portabilidade também é um direito do titular (art. 18, V).

Exporte pelo menos nome, WhatsApp, e-mail e data de nascimento. CPF e observações ajudam, se existirem. Guarde o arquivo num lugar seguro e apague as cópias soltas depois da migração: é uma planilha com dados pessoais.

1. 1

   Colunas

   Veja se cada coluna está no lugar certo: o telefone não pode ter ido para o campo do e-mail.

2. 2

   Telefones com DDD

   Sem DDD, o WhatsApp não funciona. Corrija na planilha ou deixe para depois.

3. 3

   Duplicados

   O mesmo paciente aparece duas vezes, às vezes com o nome abreviado. Decida qual fica.

4. 4

   Datas

   Nascimento em formatos diferentes precisa ser lido do jeito certo.

5. 5

   Linhas com erro

   Melhor importar sem elas e corrigir depois do que travar tudo.

Um bom importador mostra uma prévia antes de gravar: quem é novo, quem já existe, o que está repetido e o que tem erro. No CliLink, a planilha é lida no seu navegador, o arquivo não sobe para o servidor e você escolhe completar ou pular quem já está cadastrado.

O paciente que veio do sistema antigo aceitou, lá, o que aceitou. No sistema novo, o seguro é tratá-lo sem aceite de comunicação até ele aceitar de novo. Ele recebe a confirmação e o lembrete das consultas que marcar, que fazem parte do atendimento (LGPD, art. 7º, V), mas não entra em campanha, aniversário nem convite de retorno sem consentimento (art. 7º, I).

• Escolha uma data de corte. Consultas até essa data ficam no sistema antigo; depois dela, no novo.
• Recrie as consultas futuras no sistema novo, conferindo dia, hora e tipo.
• Bloqueie a agenda online antiga para ninguém marcar no lugar errado.
• Troque o link da bio e do Google no mesmo dia.
• Na primeira semana, confira os dois antes de cada dia de atendimento.

O prontuário não é só mais um dado. A Lei 13.787/2018 trata da digitalização e da guarda e prevê a preservação por no mínimo 20 anos a partir do último registro. A Resolução CFM 1.821/2007 trata dos sistemas informatizados. Antes de cancelar o sistema antigo, exporte o prontuário completo, confira se abre e guarde com segurança.

Migrar o prontuário para o sistema novo depende do formato que o antigo entrega e do que o novo aceita. Na dúvida, mantenha o arquivo exportado e comece o prontuário novo a partir da data de corte.

Explique à equipe a data de corte e onde cada coisa fica. Para os pacientes, quase nada muda: o link de agendamento novo e, se for o caso, um aviso de que as confirmações vão chegar de outro jeito. Evite mandar comunicado em massa para quem não aceitou receber mensagens.

1. 1

   Planilha exportada e conferida

   Colunas, DDD, duplicados e datas revisados antes de importar.

2. 2

   Importação feita com relatório

   Guarde a lista das linhas que não entraram para corrigir na semana.

3. 3

   Consultas futuras recriadas

   Confira dia, hora, tipo e local de cada uma, de preferência com outra pessoa.

4. 4

   Links trocados

   Bio do Instagram, perfil do Google, assinatura do e-mail e mensagem automática do WhatsApp.

5. 5

   Agenda antiga bloqueada

   Sem horários livres, para ninguém marcar no lugar errado.

6. 6

   Prontuário exportado e guardado

   Arquivo aberto e conferido antes de cancelar o sistema antigo.

7. 7

   Cancelamento do sistema antigo agendado

   Só depois da primeira semana sem surpresa.

No CliLink, a importação aceita CSV e Excel, até 2.000 linhas por arquivo, com prévia e relatório do que não entrou. Os importados chegam sem aceite de comunicação. Veja Pacientes, importação e recebimentos e o passo a passo na ajuda.